۴۳۰۷۲ ۰۲۱

شرکت بازاریابان ایرانیان زمین ، بیز مبتکر بازاریابی شبکه ای نوین

بیز همیشه یک گام جلو تر

مدیریت زمانبندی: نکاتی که هیچ معلمی به شما نمی گوید

لو گرستنر، مدیرعامل سابق شرکت IBM، یکبار گفت:  "هیچوقت اجازه نده کسی برای زمان تو برنامه ریزی کند".

 

 

 

شما را نمی دانم، اما من عاشق این نقل قول هستم. خیلی ساده و درعین حال کاملا درست است. بعلاوه، دقت عمل داشتن در مورد زمانبندی یکی از بهترین روش های شاد زیستن در دنیای کسب و کار است. البته، باید تا می توانید تلاش کنید،

چون همیشه واقعیت همان چیزی نیست که شما می خواهید.

اما با همه اینها می توانید با کمک گام های زیر زمان خود را مانند یک رئیس ،برنامه ریزی کنید.

 

 

یک برنامه روزانه داشته باشید.

 

 

اولین کاری که باید انجام داده و به آن پایبند بمانید تهیه یک برنامه روزانه است.

اول از همه در یک جدول برای فعالیت های خود یک خانه در نظر بگیرید، مثل پک کردن ایمیل ها، نرمش و وقت گذراندن با خانواده. بعدها می توانید برای فعالیت های دیگر خانه های بیشتری به این جدول اضافه کنید. اگر برای کاری برنامه ریزی نکرده و آن را به جدول اضافه نکرده اید پس نباید برای آن وقت بگذارید.

فراموش نکنید که این برنامه روزانه در طول سال تغییر می کند. اما بهتر است تا حد ممکن گزینه های آن را ثابت نگه دارید. برای مثال، اگر درحال راه اندازی یک استارت آپ هستید باید برای فعالیت هایی مانند شناسایی مشتری، کدگذاری و استخدام وقت بگذارید. احتمالا سال بعد هم باید برای بازاریابی، توسعه کسب و کار و خدمات مشتری خانه هایی به این جدول اضافه کنید.

 

یک جدول دیگر آماده کرده و همه دیدگاه ها، مکالمات و فعالیت های یک هفته را در آن ثبت کنید.

 

 

با اینکار می فهمید در طول یک روز چه کارهایی می توانید انجام دهید و لحظات ارزشمند شما صرف چه کارهایی می شوند. بعلاوه، می بینید برای رسیدن به نتیجه چقدر وقت گذاشته اید و چقدر زمان صرف دیدگاه ها، مکالمات و اقدامات غیرسازنده شده است.

 

برای کنترل برنامه زمانبندی کمی انعطاف پذیری در نظر بگیرید.

 

 

آیا تابحال پیش آمده که قبل از رسیدن مهلت زمانی کارتان تمام نشود چون مجبور بوده اید فورا سراغ پروژه دیگری بروید؟ شاید به این خاطر باشد که در جدول زمانبندی خود انعطاف پذیری ندارید. این انعطاف پذیری مانند یک بامپر عمل می کند:

شما به تازگی یک مشتری جدید برای کسب و کار کار در خانه  جذب کرده اید. آنها برای تکمیل کارهای خود را با شما یک مهلت زمانی تعیین می کنند. شما بجای وارد کردن مهلت زمانی آنها در جدولتان باید مهلت زمانی 48-24 زودتر از آنها را در جدول خود وارد کنید. اینها همان ساعت های بامپر یا انعطاف پذیری هستند.

چرا این موضوع اهمیت دارد؟ وقتی در زمانبندی خود انعطاف پذیری داشته باشد اگر اتفاقی خارج از کنترل شما بیافتد همچنان 24 تا 48 ساعت وقت دارید تا کارتان را انجام دهید.

 

تقویم خود را مانند فهرست کارهای واجب زمانبندی کنید.

 

 

اگر در جدول زمانبندی شما کارهایی هست که حتما باید انجام دهید، من شخصا ترجیح می دهم برای آنها در تقویم جا خالی کنم. مثلا جلسات زمان مشخصی دارند که می توانید اینکار را در مورد آنها انجام دهید.

برای کسانی مثل من خانه های زمان ورزش، غذا خوردن، پیاده روی و دیگر فعالیت های مهم زندگی اهمیت زیادی دارند، چون اگر برای آنها وقت نگذارم حتما با کار دیگری پُر می شوند. من متوجه شده ام که وقتی در یک جدول برای کارهایم زمانبندی تعیین می کنم خیلی مفیدتر هستم و نسبت به خودم احساس بهتری دارم.

 

 

از روش دسته بندی زمان استفاده کنید.

 

 

من در روزهای اول کار در منزل همزمان چند کار را با هم انجام می دادم. اما بالاخره متوجه شدم همزمان چندین کار را انجام دادن نتیجه کارآمدی نداشته و بجز استرس برای من چیزی نخواهد داشت.

یکی از تحقیقات شرکت مایکروسافت نشان داده که سوئیچ کردن از یک کار روی کار دیگر کارایی کمتری در مقایسه با تمرکز بلندمدت روی یک کار دارد. مگر آنکه زمان خود را طوری تقسیم بندی کنید که بتوانید همزمان چند کار را با هم انجام دهید.

در دسته بندی زمانی کارهای مشابه را کنار هم قرار می دهد. بعد برای انجام آنها یک زمان مشخص در نظر می گیرید. برای مثال ساعت 6 تا 7 صبح برای چک کردن ایمیل ها و بعد از 8 صبح تا 10 صبح برای نوشتن پست های وبلاگ.

 

بهینه سازی زمان برای انواع مختلف جلسات

 

 

جلسات 30 دقیقه ای و تماس های تلفنی 10 دقیقه ای ایده آل هستند. یک تماس تلفنی 10 دقیقه ای برای صبح با مشتری احتمالی برای من کافی است تا با نیازهای او آشنا شده و بدانم که آیا می توانیم با هم همکاری کنیم یا نه. بهتر از آن هم می توانید از اسکایپ و برنامه های مشابه برای تماس ویدئویی با افراد استفاده کنید.

اگر تیمی دارید که از راه دور با آن کار می کنید می توانید با کمک اپ های جدید جلسه مجازی برگزار کنید. جلسات شما هر چه که باشند باید آنها را در یک قسمت جداگانه در جدول قرار دهید. اگر فکر می کنید برخی جلسات زمان بیشتر یا کمتری نیاز دارند می توانید مطابق با آن از انعطاف پذیری جدول خود استفاده کنید.

بااینهمه فراموش نکنید که شما نمی توانید همه کارها را انجام دهید. در بهترین حالت 20 درصد زمان شما صرف تفکرات، مکالمات و فعالیت های غیرسازنده شده و 80 درصد بقیه نتیجه مطلوب است.

 


 

>>>>>>>>> اينفوگرافيک

 


 

منبع : entrepreneur

 

ترجمه و ويراست توسط گروه آموزشي بـــــيز مــــگ

 


 
 
۵ رای تا کنون
۰

نظرات در رابطه با : مدیریت زمانبندی: نکاتی که هیچ معلمی به شما نمی گوید


نظرتان را برای ما بنویسید....
انصراف
ارسال دیدگاه و نظر شما